初心者のFileMaker pro Q&A (旧掲示板)

kirari

Member

一つのファイルと別々のファイルを一緒に管理したい

・Filemaker Pro Advanced使用
・該当するファイルはサーバーに保存
・使用する際にはファイルをダウンロードして使用する

＜やりたいこと＞
一日の出来事ファイルにお金関連のファイル、連絡先のファイルなど色々と繋いで管理するようにしたいのです（図1）。

https://www.dropbox.com/s/sbfl20p2hwf0a … 3.jpg?dl=0

１つのファイルからリレーションシップで、ということを考えていたのですが、そうすると複数のファイルをダウンロードしないと使用できないのです。現在のところ、一つの出来事ファイルにスクリプトで「ファイルを開く」でつなぐ方法を考えていました（データ1）。
これをすると3つのファイルをダウンロードしないと使用できません。この方法を提案したのですが、使いづらいと言われました。

データ2のように、一つのファイルにすべてまとめるような形で、と言われたのですが、この方法をすると、データが入るたびに容量が大きくなってしまい、開く速度が遅くなったと言われました。また、この方法でファイルが壊れてしまい、修復しなさいと言われ困っています（添付したデータ）。

https://www.dropbox.com/s/ufihrgnmfjj7c … fmp12?dl=0

【質問1】
管理方法がわるいのか、ファイルの作り方が悪いのか、すみません、よくわからず、コメントアドバイスいただけないでしょうか。

【質問2】
このようなファイルを作成した場合、リレーションシップなしでデータを管理することはできるのでしょうか。

【質問3】
出来事.fmp12の詳細ページにあるアドレス帳ボタンを押すとポップアップが出て、その中にフィールドから連絡先の情報が検索できるようにしたいのですが、非関連テーブルが出てきてその先が進めません。以前にポータル機能でとアドバイスをいただいたのですが、キーワードを入れ、検索できる方法でアドバイスいただけないでしょうか。

他のスレッドでも色々質問させていただいていますが、解決していないにも関わらずさらにベースが無い上でお聞きして申し訳ないです。

どうぞよろしくお願いいたします。

Shin

Member

Re: 一つのファイルと別々のファイルを一緒に管理したい

まず、根本的な問題を。
ファイルサーバーにファイルを保存し、それをダウンロードして更新、その後、おそらくアップロードするのでしょうね。その間に他のユーザーがアップロードしたら、データが消えます。ですから、データベースの運用では、このような仕組みは、絶対に作ってはいけません。複数人でファイルを共有して使うのでしたら、FIleMaker server などを使ってファイル共有を行います。

また、今のシステムですと、1ファイルの中にテーブルを複数もたセルことができますので、今の4ファイルを1ファイルにまとめることもできます。このほうが、ファイルの管理も楽ですよ。
> データが入るたびに容量が大きくなってしまい、開く速度が遅くなったと言われました。
との事ですが、全体の容量ガ大きくなるのは同じ事ですし、開く速度はファイルのダウンロードの時間の事でしょうから、ファイル共有にすれば関係無いです。
> この方法でファイルが壊れてしまい、修復しなさいと言われ困っています（添付したデータ）。
ファイルをダウンロードしないで、ファイルサーバーをマウントして、ファイルを開いていませんか。

失礼を承知で書きますが、基本的な知識が不足しています。特に、業務ファイルを作るには、共有の知識は不可欠です。先に、FileMaker マスターブックのようなトレーニング教材を一通り終わらせてから、作成されればいかがでしょうか。

koeda

Member

Re: 一つのファイルと別々のファイルを一緒に管理したい

世間では、ExcelやWordのファイルをファイルサーバ等に置き、複数人で共有しながら
各人が勝手に上書き編集したり、複製したりといった運用が当たり前のように行われています。

この結果どういうことが起こるかというと、編集しようとしたら別の人が開きっぱなしのまま出かけてしまい
編集できないとか、更新したはずのファイルが別の人に上書きされてしまったとか、同じ名称のファイルが
いくつも出来てどれがオリジナルでどれが最新なのかわからなくなるとか、情報が多数のファイルに分散されて
なかなか探せないとか、いろいろ不都合がある訳です。
そのうち、多種多様な情報の整合性が取れなくなって、業務が滞る原因となります。

そういう事態を避けて、情報を一元的に管理し、整合性を保ち、すばやくアクセスできるように
するために導入するのがデータベースです。
kirariさんが提案されたようなファイルベースの運用は、上述のExcelやWordの使い方と同じで、
データベースシステムの目的に反し、その長所を生かすこともできません。

大量の情報を一箇所に集めても混乱しないようにテーブルを上手に分割する必要がありますし、
分割したテーブル間の情報の整合性が保たれるようリレーションを正しく設定する必要がありますし、
素早く検索できるようにアクセスしやすい共有環境を作ることも必要です。

Shinさんの指摘にあるように、目の前の技術にとらわれるよりも、まずは「急がば回れ」で
基本書やマスターブックをざっとでも一読され、システムの全体像をイメージしてから先に進まれることを
お勧めします。